Arreglalo… para eso sos mi contador

En la Pyme argentina, en el comerciante o incluso, en el estudio profesional, se presenta la particularidad de que siempre hay mucho trabajo a realizar pero poco tiempo para ejecutarlo. Se requieren funciones de marketing y promoción, funciones que hacen a la ejecución de la venta y sus cobranzas, a la gestión de compras y pagos, a la revisión de calidad del producto o servicio comprometido, al cumplimiento de diversas obligaciones materiales y formales, entre tantas otras.

Llega fin de mes y necesitamos brindar al sector contable la información para realizar las liquidaciones tributarias. Corremos la carrera ¡lo logramos!. El contador pudo liquidar el IVA e Ingresos Brutos. ¿terminó nuestro trabajo?: NO. Hay que hacer la contabilidad y, para ello, debemos contar con el respaldo documental de las operaciones. Para contar con este respaldo documental se requiere una cultura administrativa previa que nos obligue a trabajar de una determinada forma. Será respecto de esta cuestión sobre lo que nos hemos focalizado.

Llevo más de una década en el ejercicio profesional de manera independiente. Por mi estudio han pasado todo tipo de estructuras. Me ha tocado trabajar con sociedades que contaban con un departamento contable donde mi tarea sería analizar los procesos cursados y realizar propuestas de mejoramiento o bien brindar servicios de consultoría fiscal y contable.

Sin embargo también me ha tocado trabajar con empresas pymes, comercios o estudios profesionales, todos de estructura de carácter “familiar”. Lo que podríamos llamar: la típica pyme argentina. Con el correr de los años mi visión sobre la problemática de esta particular estructura administrativa fue cambiando.

Al inicio de mi actividad como profesional independiente pensaba que, posiblemente, podría ser un error mío por falta de experiencia cuando existían dificultades para cerrar una contabilidad porque no se me brindaban los comprobantes que, técnicamente, se requieren. Recibía el típico “arréglalo… para eso sos mi contador”. Me decía para mis adentros: ¿cómo puedo arreglar esto?¿como hacen otros colegas?¿porque este cliente no puede ser ordenado?

Los tiempos avanzaron, el Fisco Nacional fue profesionalizando sus sistemas de control e inteligencia fiscal y, con ello, mi experiencia en el ejercicio independiente, naturalmente, fue aumentando. Reflexioné sobre el punto y llegué a una conclusión: el empresario pyme argentino, el comerciante o el profesional no ha incorporado, por extraño que parezca, una correcta mecánica de prácticas administrativas para su negocio. Nadie les ha explicado que es conveniente hacer, que hay que hacer. Si lo han explicado solo se lo comentó el tema por arriba. Sin insistir. Sin fundamentar. La consecuencia resultó clara para mi: tenía que trabajar en formalizar un procedimiento que sea sencillo y practicable para transmitirlo a todos los clientes de mi estudio.

Empecé con un experimento en algunos contribuyentes, pymes o profesionales. Simplemente me propuse “capacitar” a mi cliente sobre las reglas básicas que debe conocer y seguir para que su administración sea más eficiente pero, por sobre todo, al cierre del mes pudiera brindarme la información que necesitaba para trabajar.

Como todo, la interacción fue fundamental. Con el correr de los años pude verificar cual era la forma mas sencilla de transmitir un método de trabajo el cual terminé formalizando bajo el título ‘Manual de Prácticas Administrativas’.

En la actualidad para toda empresa Pyme, todo comercio o todo estudio profesional que se acerca a mi estudio y solicita los servicios, se realiza un estudio de su actividad y, con ello, se prepara un ‘Manual de Prácticas Administrativas’ personalizado para su actividad incluyendo sus planillas de trabajo. Esta práctica inicial no solamente nos ha demostrado mejorar la eficiencia en la acumulación y transmisión de datos sino que, adicionalmente, logramos que cada contribuyente nos manifieste frases como “¿por qué nunca me dijeron esto? ¡ahora me siento mucho mas ordenado!

Creo que, como profesional (y pienso que también esto es aplicable a todas las profesiones) cumplimos una función social. Esta función social no se visualiza solamente en el ejercicio profesional respetuoso de las normas que lo regulan sino también en aquellas actividades, actitudes y forma de encarar la vida.

En lo particular fomento que es nuestra obligación acercar a la sociedad todo aquel consejo que, visto desde una óptica general, puede hacernos ser mejores cada día y en este camino se encuentra el e-book que he diseñado y que puede ser descargado de manera totalmente gratuita.

La única función de este libro (descárguelo aquí en forma gratuita) y sus planillas anexas es que pueda visualizar un consejo práctico sobre cómo llevar la administración de su negocio y respecto de como componer la información que requerirá el profesional contable que lo asiste ya no solamente para liquidar impuestos sino también para poder componer una contabilidad medianamente ordenada.

El cierre del ejercicio contable y fiscal no tiene porque ser una sorpresa. No puede sorprenderlo el impuesto que deba pagar al llegar el último día del año contable. No tiene porque descubrir, largos meses luego de cerrado el ejercicio, que hay cobranzas o pagos para las cuales no ha documentado correctamente las operaciones.

Este método de trabajo, pensado y redactado de manera sencilla, ha demostrado ser útil para las pequeñas estructuras familiares. Por este motivo es que he decidido compartir este consejo. Si logramos “desmitificar” lo que requiere el contador público para realizar la tarea que lo convoca entonces usted podrá conversar con el profesional otros temas ciertamente mucho más delicados para su negocio como ser, por mencionar un ejemplo, el impacto de la desvalorización monetaria en la forma de administrar sus activos y pasivos.

Estoy seguro de que encontrará en estas páginas la posibilidad de lograr un mejor diálogo técnico con el profesional contable y un método de trabajo que le permita obtener mejor información sobre la gestión de su negocio.