Management & Capital Humano

15 pasos para desarrollar un proyecto exitoso (Parte 2 de 2)

Cecilia Boggi
Escrito por Cecilia Boggi

La organización internacional de Dirección de Proyectos Project Management Institute define un proyecto como un “emprendimiento temporal que se lleva a cabo para obtener un producto, servicio o resultado único”. En general, se explaya, un proyecto persigue la consecución de un resultado o beneficio; es temporal, es decir que tiene un principio y un fin definido; el resultado del proyecto es único, es decir, diferente a los demás; consta de una sucesión de etapas o fases donde cada fase elabora un producto o resultado intermedio, necesario para obtener el resultado final; requiere la concurrencia y coordinación de personas con habilidades y capacidades complementarias; y frecuentemente “cruza” áreas, departamentos y líneas de autoridad de la organización.

¿Cómo desarrollar un proyecto exitoso? Luego de un primer acercamiento en la primera parte del artículo, continuamos con nuestros 15 pasos para lograrlo:

 

6. Elaborar el Cronograma y el Presupuesto para llevar a cabo el trabajo

Una vez que tenemos claro el trabajo que tenemos que desarrollar y todos los procesos que habrá que seguir para ello, podremos detallar las actividades y establecer la secuencia en que se deben realizar.

También podremos definir cuáles son los recursos que necesitaremos para desarrollar esas actividades y el tiempo y el presupuesto que estimamos que podemos necesitar para ejecutar ese trabajo. Con estas estimaciones estaremos en condiciones de preparar el cronograma y el presupuesto de nuestro proyecto.

7. Asignar responsables para los trabajos

Cada trabajo del proyecto deberá tener asignado un y solo un responsable que realizará el trabajo o de lo contrario, es muy probable que ese trabajo no se realice o que haya duplicidades de tareas. Si designamos claramente las responsabilidades del proyecto vamos a ahorrar conflictos en el desarrollo del proyecto.

Una herramienta muy útil en la definición de las responsabilidades es la Matriz de Asignación de Responsabilidades donde los trabajos se definen en las filas de la matriz y las personas en las columnas. Dentro de la intersección de filas y columnas se establece cual es la responsabilidad de esa persona sobre dicho trabajo. Estas responsabilidades pueden ser, por ejemplo: ejecutar el trabajo, controlarlo o aprobarlo, colaborar o estar informado.

Si tenemos esta definición clara como parte de nuestro proyecto, evitaremos que haya personas que no digan que “no sabían” lo que tenían que hacer, cosa que nos ocurre con mayor frecuencia que lo que imaginamos.

8. Planificar las contrataciones y compras necesarias

Es muy probable que dentro del trabajo del proyecto haya elementos que no desarrollaremos internamente en nuestra organización y por lo tanto lo tengamos que adquirir de terceros. Tenemos que identificar estos elementos y definir de qué manera los vamos a adquirir. Según las características del mercado, de la organización y del propio proyecto, en algunos casos llamaremos a licitación, en otras invitaremos a nuestros proveedores de confianza o simplemente pediremos una cotización.

9. Evaluar Riesgos y planificar acciones para prevenir problemas

Dada la naturaleza temporal del proyecto, que su producto o resultado es único, que generalmente involucra tecnología nueva y requiere la participación de diversas disciplinas e interlocutores, la incertidumbre es una característica con la que tendremos que lidiar a lo largo de todo el proyecto.

Una buena forma de reducir dicha incertidumbre es identificando los riesgos y planificando las acciones que tomaremos para proteger al proyecto de las potenciales amenazas. Si creemos que podría presentarse un problema que nos impacte en el logro de los objetivos de nuestro proyecto, podemos anticiparnos y desarrollar alguna estrategia para protegernos.

Esta estrategia puede consistir, por ejemplo,  en contratar un seguro, en agregar entrenamiento o capacitación para los miembros del equipo del proyecto o contratar tecnología más conocida y probada en lugar de la más reciente.

Estas estrategias nos estarían modificando la planificación realizada anteriormente, motivo por el cual tendremos que hacer los ajustes correspondientes y volver a revisar los riesgos hasta estar conformes con el plan de acción definido.

10. Revisar y aprobar el proyecto

Ahora que tenemos un plan preparado, este debe ser revisada con los interesados claves, tales como el cliente, patrocinador y por quienes colaborarán con recursos para el desarrollo del trabajo.

Luego de la revisión y su ajuste, se requiere aprobación para asegurarnos que el trabajo definido y la forma de lograrlo serán satisfactorios para el patrocinador o cliente.

Una vez aprobado el plan, será la guía para todo el trabajo del proyecto y la referencia para controlar que estamos bien encaminados, o para aplicar acciones para corregir el rumbo, en caso de resultar necesario.

11. Hacer la reunión de Lanzamiento del proyecto

La reunión de lanzamiento es la forma de presentar el plan del proyecto aprobado a todo el equipo y promover el compromiso hacia el logro de los objetivos.

Durante la reunión de lanzamiento se establecen las reglas básicas del trabajo en el proyecto y se generan los vínculos iniciales entre los miembros del equipo, facilitando las comunicaciones a lo largo del proyecto.

12. Dirigir el equipo y el trabajo

Con la reunión de lanzamiento, comienza la ejecución del trabajo del proyecto, por lo que nuestro rol ahora será la de dirigir al equipo y asegurar que se desarrolle el trabajo siguiendo los procesos que se hayan definido en el plan. Para esto tendremos que guiar, motivar, liderar, y dar soporte a los miembros del equipo, facilitando reuniones, tomando decisiones y resolviendo problemas para lograr un mejor rendimiento.

13. Controlar el trabajo  y el avance

Mientras el equipo del proyecto desarrolla los productos y resultados intermedios del proyecto, es importante hacer un seguimiento constante para controlar que se están cumpliendo los objetivos y que no nos estamos desviando del plan. En caso que así fuera, es nuestra responsabilidad tomar acciones que nos permitan corregir el rumbo para cumplir con los objetivos del proyecto.

Es muy normal que a lo largo del proyecto surjan necesidades de cambios en el plan original por lo que será importante revisar dichas necesidades y analizar cómo impactan en el proyecto integralmente. Si el cambio es necesario y conveniente, luego de ser analizado y aprobado por quien corresponda, se podrá incluir en el plan e implementar en el trabajo del proyecto. En los entornos cambiantes actuales, la agilidad para evaluar, aprobar e incorporar los cambios al proyecto es fundamental. Lo importante es que no agreguemos o modifiquemos cosas de nuestro proyecto sin haber realizado los pasos formales: registrar, evaluar y aprobar, antes de su implementación. De lo contrario, es muy posible que se pierda el control del trabajo del proyecto.

14. Lograr la aceptación de los productos desarrollados

Los productos que desarrollamos deben cumplir con los requisitos que hemos recopilado al inicio de la planificación. Validaremos que así sea mediante la revisión de los mismos. Si detectamos fallas o defectos en los productos, será necesaria su corrección y recién cuando los mismos cumplan con la calidad establecida podremos entregarlos a los clientes o usuarios.

Es importante formalizar la aceptación de los productos entregados por parte de los clientes o usuarios para lo cual podemos pedirles su firma en un acta de entrega.

15. Cerrar el proyecto, capitalizar la experiencia y celebrar el éxito

Cuando hayamos completado satisfactoriamente todos los productos de nuestro proyecto y los entregamos a sus destinatarios para que comiencen a operarlos y a recoger los beneficios esperados por nuestro emprendimiento, podremos decir que el proyecto está finalizando. Sin embargo, aún nos queda un trabajo por hacer: cerrarlo ordenadamente.

Es importante documentar el resultado obtenido,  el trabajo realizado y la forma en la que lo hemos llevado a cabo a fin de aprovechar el conocimiento aprendido en este proyecto para aplicarlo en futuros proyectos. Si revisamos los procesos realizados, los desvíos que hemos tenido respecto al plan, los riesgos y problemas presentados, las decisiones tomadas y los resultados de las mismas, identificando lo que nos salió bien y lo que creemos que podríamos haber hecho mejor, podremos capitalizar toda esta experiencia y así tener mejores resultados en nuestro emprendimiento cuando llevemos a cabo nuevos proyectos.

Por último, no nos olvidemos de celebrar el éxito del proyecto y agradecer a todos los colaboradores por su dedicación!

Sobre el autor

Cecilia Boggi

Cecilia Boggi

Licenciada en Análisis de Sistemas (UBA) y MBA (Universidad de Francisco de Vitoria, España). Directora Ejecutiva de ActivePMO. Profesora en la Universidad Austral.

¿Cuál es tu opinión?

1 comentario